STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)

SISTEM MANAJEMEN KLINIK ZH-CLINIC
Tanggal Efektif 25 Mei 2026 Nomor Dokumen SOP-ZHC-IT-052026
Departemen Administrasi, Kesehatan & Karyawan Pemilik Proses Management Klinik

1. TUJUAN

  1. Menstandarkan proses pengelolaan data kunjungan pasien, persediaan obat, dan alat kesehatan di Klinik.
  2. Memastikan pencatatan stok gudang (keluar/masuk) terintegrasi secara otomatis dan akurat tanpa human error.
  3. Menyediakan pelaporan transparan dan real-time bagi pihak manajemen terkait pengeluaran, pemasukan, dan status stok klinik.

2. RUANG LINGKUP

SOP ini berlaku untuk seluruh staf administrasi klinik, paramedis (dokter/perawat), dan apoteker yang mengoperasikan Sistem ZH-CLINIC, mencakup modul:

3. PROSEDUR OPERASIONAL

3.1 Prosedur Login Sistem

  1. Buka browser dan akses domain Sistem ZH-CLINIC.
  2. Masukkan Username dan Password yang telah diberikan oleh IT/Admin.
  3. Klik Masuk.
  4. Jika lupa password atau akun terkunci, segera hubungi Admin IT.

3.2 Prosedur Pendaftaran & Pelayanan Pasien

  1. Pilih menu Jadwal Kunjungan, klik tombol Tambah.
  2. Isi data identitas pasien (Nama, NIK, Umur).
  3. Pilih Perusahaan asal pasien dari dropdown (PT Zhong Hai / PT CSI / PT ATA / Lainnya).
  4. Masukkan Keluhan dan Diagnosa medis oleh Dokter.
  5. Pada bagian Resep Obat:
    • Pilih obat dari dropdown (Sistem hanya menampilkan obat dengan sisa stok > 0).
    • Masukkan Jumlah Obat yang diberikan kepada pasien.
  6. Klik Simpan.
âš  CATATAN SISTEM: Saat klik Simpan, sistem secara otomatis akan mengurangi stok obat di gudang dan mencatatnya sebagai Laporan Pengeluaran.

3.3 Prosedur Manajemen Stok Obat & Alat Kesehatan

  1. Penambahan Stok Baru: Buka menu Stock Obat/Alat, klik Tambah. Isi Nama, Stok Awal, Tanggal Expired (khusus obat), lalu Simpan.
  2. Pengeluaran Stok: Pada tabel, klik ikon Panah Kanan (Keluar). Masukkan jumlah keluar dan keterangan. Klik Keluarkan.
  3. Restok: Pada tabel, klik ikon Plus (Restok). Masukkan jumlah barang masuk. Klik Restok.
  4. Import Data via Excel: Klik tombol Template -> Isi file Excel -> Klik Import Excel.
  5. Reset Stok Bulanan: Di awal bulan, Admin klik Reset Manual. Stok Awal = Sisa Stok bulan lalu, Keluar = 0.

3.4 Prosedur Pelaporan & Ekspor

  1. Buka menu Laporan > Pengeluaran atau Pemasukan.
  2. Gunakan filter rentang tanggal, kategori (Obat/Alat), atau pencarian nama item.
  3. Klik tombol Export PDF untuk mengunduh laporan formal, atau Cetak untuk langsung mencetak.

4. FLOWCHART APLIKASI ZH-CLINIC

MULAI: Login ke Sistem ZH-CLINIC
↓
DASHBOARD UTAMA
↓
Pilih Modul Menu
↓ ↙ ↘
Jadwal Kunjungan
↓
Input Data Pasien & Perusahaan
↓
Pilih Obat Stok?
↓
Simpan Kunjungan
↓
Auto: Kurangi Stok Obat & Catat Pengeluaran
Stock Obat / Alat
↓
Pilih Aksi (Tambah / Keluar / Restok)
↓
Simpan Transaksi Stok
↓
Auto: Update Sisa Stok & Catat di Laporan
Menu Laporan
↓
Filter Tanggal & Kategori
↓
Export ke PDF / Cetak Laporan
↓
Dokumen Siap Diarsipkan
↓
SELESAI
Dibuat oleh,
Admin IT
Disetujui oleh,
Manajemen Klinik